Audit Internal Mutu

Audit Internal Mutu (AIM) adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya (UB). AIM di UB dilakukan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB.

Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:
- Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
- Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
- Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
- Menjamin konsistensi penerapan sistem.
- Memastikan keefektifan penerapan sistem.
- Meningkatkan/mengembangkan sistem.

UPKK – JPC UB UB secara berkala (minimal 1 (satu) tahun sekali), telah mengikuti Audit Internal Mutu (AIM) Unit Kerja Penunjang Akademik UB, yang dilakukan oleh PJM UB. UPKK – JPC UB mulai mengikuti proses audit tersebut sejak AIM UKPPA Siklus 1 sampai yang terbaru AIM UKPPA Siklus 7 yang dilaksanakan pada tanggal 22 Mei 2014.

Hasil AIM untuk UPKK – JPC UB

Pada AIM UKPPA Siklus 1 pada tanggal 26 April 2011 dihadiri oleh 2 auditor yaitu Dr. Endang Arisoesilaningsih dan Prof. Ir. Marsoedi, PhD. Dari pertemuan Siklus 1 tersebut didapatkan 4 temuan yaitu bidang manual mutu (pengelolan SDO yang belum lengkap), MP wajib (belum lengkap), MP terkait dengan tupoksi (belum lengkap), dan belum dilakukan audit internal.

Pada Siklus 2 dilaksanakan pada tanggal 13 Juni 2011 dan dihadiri oleh Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS dan Prof. Ir. Marsoedi, PhD. Hasil temuan pada siklus 2 ada 2 temuan yaitu perlunya penjelasan dari bisnis proses UPKK – JPC UB, dari MP Evaluasi Kepuasaan Pelanggan perlu dicantumkan pihak yang melakukan kegiatan.

AIM UKPPA Siklus 3 dilaksanakan 29 September 2011. Pada Siklus 3 kali ini, UPKK – JPC UB telah melakukan beberapa perbaikan atas temuan pada AIM UKPPA siklus 2. Selain itu auditor internal juga menambahkan beberapa temuan di UPKK – JPC UB pada audit kali ini, yaitu perlunya penjelasan tentang klausul yang memang tidak dilaksanakan pada Manual Mutu serta perlunya penjelasan dengan nilai yang terukur untuk info lowongan, jumlah kerjasama.

Pada AIM UKPPA Siklus 4 Tahun 2012. Temuan dan saran pada audit tersebut adalah tentang perbaikan sistem dan dokumen serta kelengkapan rekaman kegiatan. Beberapa temuan terkait perbaikan sistem dan dokumen yang ditemukan pada AIM UKPPA Siklus 3 dan Siklus 4 telah dapat ditindaklanjuti.

AIM UKPPA siklus 5 tanggal 16 Oktober 2012 dilaksanakan di ruang pelatihan UPKK – JPC UB dengan dihadiri oleh 2 auditor dari PJM yaitu Shinta Hadiyantina, SH.MH.Dr. dan Prof. Soebarinoto dan juga dihadiri seluruh pejabat beserta staf UPKK – JPC UB. Pada AIM UKPPA siklus 5 kali ini, UPKK – JPC UB mendapatkan mendapatkan 6 temuan ketidaksesuaian (KTS) dan empat (4) observasi/saran. Oleh karena itu UPKK – JPC UB UB akan melakukan perbaikan sesuai saran Auditor.

Pada Siklus 6 tanggal 28 Oktober 2013 dihadiri oleh Anif Fatma Chawa, S.Sos., M.Si., Ph.D dan Eka Wenda Satria Wibawa. Pada siklus 6 ini beberapa temuan dari siklus 5 sudah berstatus closed dan ada beberapa yang masih berstatus closed serta ada 4 temuan baru yang perlu ditindaklanjuti oleh UPKK – JPC UB.

Siklus ke 7 dilaksanakan pada tanggal 22 Mei 2014 dan dihadiri oleh Dian Eka Ratnawati, S.Si, M.Kom dan Abdul Khaqim,SSi. Hasil temuan pada siklus 5 dan 6 sudah ditindaklanjuti oleh UPKK – JPC UB dan sudah berstatus closed. Siklus 7 ini didapatkan 5 temuan baru dengan kategori temuan yaitu 2 temuan ketidaksesuain (KTS) dan 3 observasi.

Siklus ke 8 dilaksanakan pada tanggal 23 Juni 2015 dan dihadiri oleh Amin Setyo Leksono, S.Si., M.Sc., Ph.D dan Pranatalia Pratami Nugraheni, S.AB. Beberapa hasil temuan dari siklus 7 telah bersatus closed, sedangkan pada siklus 8 ini ada beberapa temuan yaitu :

1. SM-UKPPA-H16 : 3 temuan
2. SM-UKPPA-H17 : 4 temuan
3. SM-UKPPA-H18 : 8 temuan
4. WS-UKPPA-11 : 1 temuan
5. WS-UKPPA-31 : 1 temuan