UPKK – JPC UB melakukan Rapat Tinjauan Manajemen minimal 1 (satu) kali dalam setahun, yang membahas hasil audit internal maupun eksternal, keluhan pengguna jasa UPKK – JPC UB, organisasi UPKK – JPC UB, capaian program kerja PIDK, dan tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya.

Hasil Audit Internal Mutu (AIM) Siklus-6 menyatakan adanya beberapa temuan ternadap beberapa point atau bidang yang diaudit, terutama adalah mengenai kelengkapan dokumen atau format dokumen. Hasil dari AIM Siklus-6 dapat dilihat pada Lampiran 1. Beberapa temuan tersebut sudah menyatakan adanya kesesuaian (Closed) meskipun ada beberapa temuan yang harus ditindaklanjuti (open) yang meliputi:

  1. Tinjauan Manajemen: Tinjauan Menajemen perlu mengacu ISO 9001:2008 serta belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen (open).  Tindakan: Atas temuan ini sudah dilakukan berbagai bahasan untuk perbaikan Tinjauan Manajemen.
  2. Infrastruktur: Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan sarana-prasarana (open). Tindakan: Sudah diperbaikan dan dimasukkan dalam dokumen .
  3. Pengendalian dokumen dan rekaman: Belum ada metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip (open). Sudah diperbaikan dengan mengikuti sistem standar UB.
  4. Sasaran Mutu: Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu) (open). Tindakan: Sudah ditindaklanjuti dengan melakukan evaluasi kinerja untuk semua divisi yang ada dengan melakukan evaluasi kinerja dan evaluasi Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM).
  5. Evaluasi Kinerja Pegawai. Evaluasi kinerja masing-masing pegawai yang telah dibuat melalui analisis beban kerja perlu dicantumkan dalam Manual Mutu (open). Tindakan: Telah dilakukan analisis beban kerja semua pegawai secara detail untuk semua divisi.
  6. Manual Mutu (MM): MM perlu direvisi (open). Tindakan: telah dilakukan revisi dan dimuat dalam dokumen yang baru.
  7. ISO 9001:2008 – PDAC: ada kelemahan controlling suatu proses/kegaitan: Tindakan: telah dilakukan perbaikan dalam mengontrol proses pada semua divisi JPC untuk PDCA.
  8. ISO 9001:2008 audit internal: hasil audit internal belum dicari akar masalah: Tindakan: telah dilakukan evaluasi internal di UPKK.
  9. ISO 9001:2008 – Sasaran Mutu: Beberapa indikator dalam sasaran mutu belum spesifik dan tidak bisa terukur: Tindakan: telah dilakukan perbaikan rencana dan program.
  10. ISO 9001:2008 – Dokumentasi: Sistem dokumentasi masih lemah dalam hal ketersediaan dokumen MP: Tindakan: Telah dilakukan upaya memperbaikan sistem dokumentasi baik melalui fisik maupun soft copy.

Hasil Audit Internal Mutu (AIM) Siklus-7 menyatakan adanya beberapa temuan ternadap beberapa point atau bidang yang diaudit. Beberapa temuan tersebut sudah menyatakan adanya kesesuaian (Closed) meskipun ada beberapa temuan yang harus ditindaklanjuti (open) yang meliputi:

  1. Profil Website: perlu ditambahkan motto dan maklumat pelayanan yang sudah ada, pada struktur organisasi yang ada pada website perlu ditambahkan nama pejabat beserta tupoksinya, belum ada Program Kerja, perlu ditambahkan prestasi yang sudah pernah diraih baik internal/eksternal UB. Sebagian sudah di upload di website, sedangkan yang lain akan diselesaikan pada akhir Juni 2015, bekerjasama dengan pihak UPPTI UB.
  2. Website jaminan mutu: dokumen  berkaitan dengan Sistem Penjaminan Mutu belum diupload yaitu MM, MP, IK. Temuan tersebut telah ditindaklanjuti dengan mengunggahnya pada bulan Juni 2014.
  3. Website layanan: belum semua hasil layanan diupload (kegiatan-kegiatan yang memungkinkan untuk diupload), untuk pelatihan alumni : masih belum ada konten. Temuan tersebut akan ditindaklanjuti dengan restrukturisasi konten pada layanan. Unggah hasil pelaksanaan Job Fair dan Pelatihan sebagai bagian dari layanan UPKK selambatnya akhir bulan Juni 2015.
  4. Tinjauan Manajemen: capaian dari sasaran mutu belum ditambahkan, nilai IKM belum dikonversi dalam bentuk angka (bisa mengacu pada laporan IKM UB), evaluasi kinerja pegawai berupa analisis jabatan sudah dilakukan namun belum dimasukkan dalam dokumen tinjauan manajemen. Capaian dari sasaran mutu sudah dimasukkan kedalam tinjauan manajemen dan nilai IKM telah dikonversi dalam bentuk angka, sedangkan untuk analisis jabatan akan dimasukkan kedalam tinjauan manajemen selambatnya akhir bulan Juni 2015.
  5. MM (Manajemen Mutu): prosedur controlling PDCA sudah ada namun belum dimasukkan dalam MM, sudah mempunyai sasaran mutu tetapi belum diletakkan pada MM. Temuan ini telah dilakukan tindakan korektif dengan memasukkan prosedur controlling PDCA dan sasaran mutu kedalam MM.

Hasil Audit Internal Mutu (AIM) Siklus-8 menyatakan adanya beberapa temuan ternadap beberapa point atau bidang yang diaudit. Beberapa temuan tersebut sudah menyatakan adanya kesesuaian (Closed) meskipun ada beberapa temuan yang harus ditindaklanjuti (open) yang meliputi:

SM-UKPPA-H16:

  1. Belum lengkap adanya  bukti-bukti program yang terintegrasi, yang tersusun dalam laporan tertulis
  2. Program kerja agar disusun lengkap dengan jadwal per bulan atau per triwulan
  3. Pelaporan proker seharusnya dilaksanakan tiap triwulan atau tiap semester

SM-UKPPA-H17:

  1. Belum ada sistem monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan setiap program.
  2. Belum ada laporan bulanan/semesteran mengenai hasil monitoring evaluasi.
  3. Belum ada bukti tindak lanjut dari hasil monitoring dan evaluasi secara tertulis
  4. MP yang berkaitan dengan stakeholder sebaiknya bisa ditampilkan di website

SM-UKPPA-H18:

  1. Belum ada rancangan dan analisa jabatan.
  2. Belum lengkap prosedur kerjanya.
  3. Belum ada program peningkatan kompetensi manajerial yang sistematis untuk pengelola unit kerja
  4. Perlu ada pembinaan staf serta penambahan staf baru
  5. Perlu ada rancangan evaluasi tenaga kependidikan
  6. Prasarana khususnya jumlah ruangan untuk seleksi dan rekrutmen sangat terbatas, seringkali proses tersebut sampai 300 peserta dan harus menyewa ruangan di unit kerja lain.
  7. Perlu ada koordinasi pelaksanaan job fair/job recruitment yang dilaksanakan fakultas
  8. Audit internal di tingkat unit kerja perlu dilaksanakan secara regular oleh unit kerja ybs, untuk itu perlu bekerjasama dengan PJM untuk pelatihan teknik audit

WS-UKPPA-11

Tenaga IT yang khusus mengelola Tracer Study, mengundurkan diri dari UPKK – JPC UB. Dibutuhkan tenaga IT untuk kembali mengembangkan website Tracer Study di alamat http://tracer-study.ub.ac.id/

WS-UKPPA-31

MP belum dibedakan antara MP internal dengan MP eksternal. Akibatnya, pihak eksternal tidak mengetahui bagaimana prosedur pelayanan eksternal yang harus mereka lalui. Sehingga tidak perlu diblokir.

Laporan lengkap tinjauan manajemen UPKK Tahun 2015 – 2016 dapat diunduh disini : Tinjauan Manajemen 2015 – 2016