Untuk mencapai keberhasilan misi, UPKK – JPC UB mengembangkan struktur organisasi yang terdiri dari :

1. Ketua Unit Pengembangan Karir dan Kewirausahaan
2. Koordinator Bidang Pengembangan Karir
3. Koordinator Bidang Tracer Study
4. Koordinator Bidang Kewirausahaan
5. Koordinator Tata Usaha
6. Staf Adm. Bidang Pengembangan Karr
7. Staf IT Bidang Tracer Study dan Umum
8. Staf Bagian Umum
9. Staf Adm. Bidang Kewirausahaan
10. Staf Adm. Keuangan

Struktur Organisasi UPKK Terbaru

Gambar Struktur Organisasi UPKK – JPC UB

Sesuai struktur organisasi UPKK – JPC UB menetapkan tugas pokok dan fungsi masing-masing personil sebagai berikut:

1. Ketua UPKK – JPC UB
• Menjadi Top Management bagi implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di UPKK – JPC UB.
• Melakukan koordinasi, perencanaan, pemantauan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh setiap koordinator bidang UPKK – JPC UB.
• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas UPKK – JPC UB dan melaporkannya kepada Rektor.

2. Koordinator Bidang Pengembangan Karir
• Menjadi Kepala Bidang bagi implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di UPKK – JPC UB.
• Melakukan koordinasi, perencanaan, pemantauan dan evaluasi terhadap pengembangan karir.
• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas dan melaporkannya kepada Ketua UPKK – JPC UB.

3. Koordinator Bidang Tracer Study
• Menjadi Kepala Bidang bagi implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di UPKK – JPC UB.
• Melakukan koordinasi, perencanaan, pemantauan dan evaluasi terhadap Tracer Study.
• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas dan melaporkannya kepada Ketua UPKK – JPC UB.

4. Koordinator Bidang Kewirausahaan
• Menjadi Kepala Bidang bagi implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 di UPKK – JPC UB.
• Melakukan koordinasi, perencanaan, pemantauan dan evaluasi terhadap Kewirausahaan.
• Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas dan melaporkannya kepada Ketua UPKK – JPC UB.

5. Koordinator Tata Usaha
Menyusun rencana program, membagi tugas kepada semua unit, memberi petunjuk pelaksanaan didasarkan pada peraturan perundangan yang berlaku guna kelancaran pelaksanaan tugas UPKK – JPC UB, serta melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan kegiatan di UPKK – JPC UB.
Uraian Tugas:
• Mengatur dan malaksanakan administrasi kegiatan untuk melaksanakan program UPKK – JPC UB
• Mengatur dan menginventarisasi kegiatan-kegiatan UPKK – JPC UB
• Membuatkan konsep surat untuk pimpinan baik internal maupun eksternal
• Memeriksa kebenaran proses pelaksanakan kegiatan di semua unit
• Menyusun rencana program pengenalan dan sosialisasi baik secara internal dan eksternal
• Menyusun Standard Operational Procedure (SOP) untuk semua unit di UPKK – JPC UB
• Implementasi/melaksanakan program-program sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan
• Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi terhadap pelaksanaan program dan kegiatan
• Menyusun dan menyampaikan laporan hasil pelaksanaan program/kegiatan
• Memberikan masukan untuk pengembangan dan penyempurnaan Sistem dan pengembangan IT
• Memberikan penilaian terhadap kinerja terhadap staf yang menjadi tanggungjawabnya, yang dituangkan dalam DP3 tiap-tiap akhir tahun
• Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan
• Mendampingi dan menggantikan tugas Ketua UPKK – JPC UB sebagai Top Management bilamana sedang berhalangan atau sedang ada tugas lain di luar kota.
• Bertanggungjawab kepada ketua UPKK – JPC UB.

6. Staf Bidang Kerjasama dan Pengembangan
Melayani dan melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan kerjasama internal dan eksternal dalam kaitanya pengumpulan informasi secara berkesinambungan dan terencana yang membantu mahasiswa dan alumni memasuki dunia kerja.
Uraian Tugas :
• Melayani dan membantu perusahaan yang ingin menjalin kerjasama dengan UPKK – JPC UB melalui Web ,surat dan tatap muka.
• Menyiapkan, mempromosikan dan membawa liflet UPKK – JPC UB, Universitas Brawijaya (UB) dan draft kerjasama antara UPKK – JPC UB dengan perusahaan atau pihak yang akan diajak kerjasama
• Mencari informasi dan profil perusahaan /pihak tertentu dari internet, IKA-UB, Fakultas/Jurusan-UB ,media dan lain2, sebelum melakukan pendekatan dalam rangka kerjasama dalam hal perekrutan alumnus atau mahasiswa UB.
• Mengentri data alamat dan profil perusahaan/fakultas Universitas Brawijaya/pihak lain yang menjalin kerjasama dengan UPKK – JPC UB dalam database.
• Menindaklanjuti dengan membalas surat permintaan kerjasama dari perusahaan dimana agar perusahaan mengisi form pendaftaran menjadi anggota UPKK – JPC UB baik di web atau dikirim melalui surat/email/faks.
• Melaksanakan penggalangan kerjasama baik secara langsung (tatap muka atau kunjungan, telpon) maupun tidak langsung (surat, faks, email , quisioner, penyebaran pamflet).
• Mengatur pertemuan/kunjungan ke pihak yang diajak kerjasama dimulai dari mengirim surat pemberitahuan kedatangan UPKK – JPC UB /menelpon untuk janji bertemu kapan dan dimana tempat pertemuannya serta menyampaikan maksud kedatangan dan menyiapkan dokumen yang diperlukan dalam pertemuan tersebut.
• Membantu pimpinan dalam membuat / melaksanakan MOU dengan perusahaan dan membantu proses kerjasamanya tidak dalam hal informasi lowongan kerja/kegiatan perekrutan namun berkelanjutan sampai tingkat Universitas Brawijaya dimana terjadi kerjasama antara UPKK – JPC UB, perusahaan dan Fakultas/lembaga Universitas Brawijaya.
• Membantu membuat SOP sesuai divisi dan tugas masing-masing
• Membuat laporan kegiatan secara periodik kepada pimpinan
• Membantu memberikan masukan untuk pengembangan system dan pengembangan IT
• Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan

7. Staf Administrasi Keuangan
Melayani dan melaksanakan kegiatan yang berkaitan dengan administrasi umum dan kesekretariatan internal di UPKK-JPC UB
Uraian Tugas :
• Membuat invoice/kwitansi untuk perusahaan
• Melakukan pengiriman invoice/kwitansi ke perusahaan-perusahaan via pos
• Melakukan pengiriman invoice/kwitansi ke perusahaan-perusahaan via email
• Mengarsipkan invoice/kwitansi
• Merekap bukti transfer dari perusahaan
• Menyiapkan laopran penggunaan dana (BKU) UPKK
• Menyiapkan LPJ penggunaan dana UPKK (SPP, SPTB, LPA, dll)
• Bertugas menjadi operator SPM
• Melakukan penghitungan pajak terkait penggunaan dana UPKK
• Melakukan pembayaran pajak terkait penggunaan dana UPKK
• Menyiapkan perencanaan anggaran (RAB, TOR, dll)
• Bertugas menjadi operator SREKA
• Merekap masa aktif perusahaan yang melakukan publikasi melalui UPKK

8. Staf Administrasi Umum
Melayani dan melaksanakan kegiatan dengan administrasi sarana dan prasarana internal di UPKK UB
Uraian Tugas :
• Menerima surat masuk internal dan eksternal
• Memberikan kartu kendali di surat masuk untuk diberikan ke ketua UPKK
• Memberikan disposisi dari ketua UPKK ke Koordinator Tata Usaha
• Membuat surat keluar untuk internal maupun eksternal
• Mengkonsultasikan kepada Koordinator Tata Usaha tentang konsep surat keluar serta permintaan paraf
• Merekap surat keluar – masuk
• Mencatat surat keluar ke buku ekspedisi
• Membuat surat tugas untuk internal maupun eksternal
• Membuat notulen dan daftar hadir rapat
• Menyempurnakan notulen dan pengarsipan
• Mengarsipkan surat masuk, keluar dan surat tugas

9. Staf Bidang Tracer Study dan Umum
Menggali informasi dari alumni tentang data diri, karir, masa tunggu, gaji pertama serta data – data lain yang dibutuhkan untuk perbaikan kurikulum di universitas.
Uraian Tugas :
• Mengumpulkan database alumni
• Memverfikasi data alumni yang akandilacak
• Menyiapkan kuisioner untuk alumni di website
• Mengirim pemberitahuan untuk mengisi kuisioner kepada alumni melalui telepon dan email
• Mengumpulkan hasil kuisioner yang telah masuk
• Menabulasi, menganalisa, dan membuat laporan hasil tracer study
• Mensosialisasikanhasil tracer study
• Menyiapkan data bagipihak lain yang inginmemakai data alumni

10. Staf Bidang Kewirausahaan
Melayani dan melaksanakan kegiatan berkaitan dengan pelatihan kewirausahaan dan seminar bagi mahasiswa dan alumni, serta melayani konsultasi dan memberi bimbingan kepada mahasiswa dan alumni untuk bidang kewirausahaan.
Uraian Tugas :
• Merencanakan tema, judul, syarat peserta, waktu pelaksanaan serta bentuk kegiatan pelatihan dan seminar.
• Mencari, menghubungi, dan mengadakan kesepakatan dengan pemateri.
• Menyiapkan tempat dan peralatan kegiatan pelatihan.
• Mempublikasikan kegiatan pelatihan (melalui website, pengumuman, spanduk).
• Membuka pendaftaran dan mendaftar peserta, serta menentukan harga tiket pendaftaran kegiatan pelatihan.
• Menyiapkan segala kebutuhan berkaitan dengan kegiatan pelatihan.
• Mengecek dan mengkonfirmasi pemateri, ruang, peralatan, dan pengisi acara.
• Melaksanakan kegiatan administrasi yang berkaitan dengan pelatihan (menyiapkan kuitansi, membuat daftar hadir peserta, membuat daftar hadir panitia, dan merekap data keuangan pelatihan).
• Mendokumentasikan kegiatan.
• Membuat laporan hasil kegiatan pelatihan.
• Melayani konsultasi bagi mahasiswa dan alumni.
• Memberikan segala pengarahan yang berkaitan dengan UPKK – JPC UB.
• Membantu memberikan masukan terhadap pengembangan IT di UPKK – JPC UB.
• Membantu memberikan pengarahan tentang pelatihan.
• Membantu membuat SOP sesuai divisi dan tugas masing-masing
• Membuat laporan kegiatan secara periodik kepada pimpinan
• Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan